Чому варто подбати про автоматизацію процесів та яке ПО для цього обрати

В кожній справі є величезна кількість процесів, які відбирають час та увагу. Хтось їх делегує, а більш сучасні керівники — автоматизують.Про те, що ж таке автоматизація бізнесу та  навіщо вам Service Desk та інше ПО, розповімо далі.

Що таке автоматизація бізнесу?

Автоматизація бізнесу — це коли ви використовуєте програми чи системи, щоб комп’ютер сам виконував рутинні завдання, які раніше робили люди.

Автоматизація допомагає бізнесу:

• заощаджувати час;
• зменшувати витрати;
• зосереджуватися на розвитку компані.

Головне, що автоматизувати можна бізнес-процеси як в малесенькому ФОП, так і у величезній корпорації. Саме тому варто замовити продукти WECODE, які можуть автоматизувати майже кожен процес в компанії.

До чого тут продукти компанії WECODE

Компанія WECODE спеціалізується на створенні програм, які допомагають автоматизувати різні процеси в бізнесі. Наприклад, вони пропонують рішення для бухгалтерії, управління складом чи обробки замовлень. Їхні продукти створені так, щоб підлаштуватися під потреби вашої компанії. WECODE не просто продає програми, а й допомагає їх налаштувати, навчити працівників і підтримувати систему після запуску. Це означає, що ви отримуєте не просто софт, а цілу команду, яка зробить так, щоб усе працювало як годинник. А ще в них є декілька тарифних планів, щоб їх ПО могли купити як ФОПи, так і великі компанії.

Яке ПО потрібне для автоматизації бізнесу

Якщо ви збираєтеся купити ПО для автоматизації, то треба розуміти, з чого доведеться вибирати.  Зазвичай таке ПО класифікують наступним чином.

1. CRM-системи (наприклад, KeepinCRM чи SendPulse) — це програми для роботи з клієнтами. Вони допомагають зберігати інформацію про клієнтів, відстежувати їхні замовлення і навіть автоматично надсилати листи чи повідомлення.
2. ERP-системи (наприклад, BAS чи Perfectum CRM+ERP) — це комплексні рішення, які об’єднують усі процеси компанії: від бухгалтерії до управління складом і продажами.
3. Чат-боти — програми, які відповідають на запитання клієнтів у месенджерах чи на сайті. Вони можуть працювати цілодобово і звільнити ваших менеджерів від рутинних розмов.
4. Service Desk — це система для автоматизації запитів і скарг клієнтів або працівників. Наприклад, якщо клієнт пише, що товар не доставили, програма сама зареєструє звернення, направить його потрібному співробітнику і нагадає про дедлайн.
5. Програми для бухгалтерії (наприклад, BAS Бухгалтерія) — спрощують облік фінансів, податків і звітності, що особливо корисно для малого та середнього бізнесу.

Які є переваги та недоліки використання ПО для автоматизації

Хоча здається, що заміна людей на ПО — це вигідно й ефективно, але це зміни. А вони викликають невдоволення та опір працівників, потребують інвестування, навчання персоналу нової специфіки та ін. Тому перед тим, як почати автоматизувати процеси, треба оцінити всі “за” та “проти” цього рішення.

Стосовно плюсів, то це:

• економія часу;
• менше помилок;
• зменшення витрат на персонал;
• зручність для клієнтів;
• прозорість бізнес-процесів.

Стосовно мінусів:

• вартість ПО;
• витрати на навчання ;
• важливо мати технічну підтримку, як у WECODE;
• не все можна автоматизувати;
• невдоволення робітників та опір змінам;
• може виникнути необхідність реорганізації, а це додаткові витрати.

Варто замовити демоверсію ПО, щоб оцінити його ефективність та відповідність вашому бізнесу.

Чому варто обрати Service Desk для автоматизації?

Варто купити Service Desk, бо вона здатна швидко обробити та розсортовувати багато звернень від клієнтів чи працівників.

Service Desk автоматично:

• реєструє кожне звернення;
• спрямовує його до потрібного співробітника;
• нагадує про терміни виконання;
• збирає статистику, щоб ви бачили, які проблеми виникають найчастіше.

Це економить час менеджерів, зменшує хаос і робить клієнтів задоволеними, бо їхні питання вирішуються швидше. Наприклад, WECODE пропонує Service Desk, який можна налаштувати під ваш бізнес, щоб він відповідав саме вашим потребам.

Крім того, Service Desk допомагає:

• покращити репутацію;
• контролювати роботу команди;
• оцінювати персонал, його ефективність та навіть виявити необхідність у навчанні;
• зменшити навантаження.

Яке ПО обрати для автоматизації бізнесу

Щоб автоматизація була ефективною, потрібно спочатку виявити проблемні процеси та придбати ПО. Може бути й так, що вам буде потрібно декілька програм, щоб автоматизувати роботу складу, приймання оплати та ін.

Фахівці радять виконати наступні кроки, щоб обрати саме те ПО, яке допоможе саме вашому бізнесу:

• визначте, що саме автоматизувати;
• оцініть бюджет;
• спробуйте демоверсію;
• зверніть увагу на техпідтримку;
• виберіть один процес, наприклад, обробку замовлень, і перевірте, як програма працює.

Автоматизація — це як розумний помічник, який бере на себе нудну роботу, щоб ви могли зосередитися на розвитку бізнесу. Вона економить час, зменшує помилки і робить клієнтів щасливішими. Продукти від WECODE, такі як https://wecode.ua/product/bas-erp/, дозволяють ефективно автоматизувати проблемні процеси. Саме тому варто отримати консультацію менеджера, який зможе запропонувати ПО під ваш запит. Головне — чітко зрозуміти, що вам потрібно, і вибрати програму, яка підходить саме вашій компанії.