Переклад документів з апостилем для міжнародних поїздок

Зараз, під час дії воєнного стану, велика кількість країн спростила вимоги до документів, які подають українські біженці. Однак це не скасувало потреби поставити апостиль на документи. Варто врахувати, що зробити це в Україні набагато простіше, ніж після виїзду. Тому варто подбати про вирішення цього завдання заздалегідь.

Проставлення апостиля — спрощена процедура легалізації документів. Вона потрібна для того, щоб документи, видані в одній країні, приймали на території іншої. Це було запроваджено 1961 року Гаазькою конвенцією. Україна до неї приєдналася 2003 року.

Що таке апостиль

Проставлення апостилю допомагає засвідчити справжність підпису та повноваження особи, яка його ставила. Тобто, завдяки апостилюванню підтверджується юридична сила відповідного документа. Таким чином це дає українцям більше можливостей в іншій країні (наприклад, переклад документів з апостилем дозволяє людині працевлаштуватися на певні посади).

Апостиль має вигляд штампа. В Україні цей штамп прямокутний, одна сторона його має бути не менше ніж 9 см. Оформлення апостиля відбувається українською мовою.

На які документи ставлять апостиль

Стандартно апостиль ставлять на:

• рішення суду, накази, розпорядження;
• протоколи;
• всілякі акти;
• довідки та виписки;
• свідоцтва про розлучення, про смерть та шлюб;
• нотаріально засвідчені копії різних документів;
• виписки з реєстрів і не лише.

Куди потрібно звертатися за проставленням апостиля

Апостилювання перебуває у компетенції низки державних органів.

1. Міністерство освіти. Воно займається завіренням (проставленням апостиля) всіх документів, які так чи інакше пов’язані зі здобуттям освіти. Тобто атестати, дипломи та інше.
2. Державна реєстраційна служба. До неї потрібно звертатися, коли треба поставити апостиль на свідоцтво про реєстрацію чи виписки з державних реєстрів.
3. Міністерство юстиції. Ставить апостилі на документи, які видають РАГСи та суди.
4. Міністерство закордонних справ. Засвідчує апостилями документи, що їх видає Міністерство охорони здоров’я та інші відомства.

Стандартно звернення про апостилювання направляється до територіального відділу відповідного міністерства. Але простіше звернутися в агентство перекладів, де можна отримати одночасно і перекладену копію документа, і апостиль.

Які є вимоги до документів, що апостилюються

Апостиль зазвичай ставлять на оригінал документа або на його дублікат (при втраті оригіналу). Якщо на оригінал документа не можна поставити штамп (наприклад, коли маємо на увазі паспорт), тоді апостиль ставлять на окрему сторінку, яка підшивається з перекладом документа.

Документи, які апостилюються, повинні відповідати трьом вимогами.

1. Бути у хорошому стані.
2. З чітко помітними печатками та підписами.
3. Без сторонніх позначок і написів.

Не можна ставити апостиль на документ, який був заламінований. Врахуйте, що якщо йдеться про свідоцтво про народження, яке було видано в Україні до 2016  року, його треба замінити на документ нового зразка. Для цього потрібно звертатися до того РАГСу, який і видавав зазначений документ. Професійне бюро перекладів може отримати дублікат для вас навіть в період воєнного стану і навіть з окупованих територій за умови, що було вивезено архіви з актовими записами.

Мінська конвенція та «порятунок» від необхідності ставити підписи

Мінська конвенція додатково спростила документообіг між країнами-учасницями та позбавила необхідності робити апостилі. Це актуально для наступних держав:

• Україна;
• Молдова;
• Грузія;
• Вірменія;
• Казахстан;
• Азербайджан;
• Таджикистан;
• Імпорт;
• Узбекистан;
• Туркменія;
• Білорусь.

Мінська конвенція на сьогодні все ще актуальна. Участь у ній означає, що проставлення апостиля на документи, видані українськими державними органами, не потрібне. А потрібен лише переклад документа, засвідчений у нотаріуса.

Що потрібно знати про проставлення апостиля з урахуванням воєнного стану

Якщо документи фізичній особі було видано органами так званих «ДНР» та «ЛНР», то вони на міжнародному рівні не визнаються. Для проставлення апостиля треба одержати українські аналоги зазначених документів. І правила апостилювання до цих документів застосовуватимуться такі ж самі, що і до документів, виданих Україною.

Окремі складнощі можуть виникнути з освітніми документами та їх легалізацією за допомогою апостилювання. Для такої процедури Міністерство освіти стандартно надсилає запит до ВНЗ. Однак якщо навчальний заклад розташований на території, яка тимчасово непідконтрольна Україні, то поставити апостиль на диплом чи атестат не вийде. Бувають і винятки. Наприклад, якщо навчальний заклад встиг евакуюватись. У такому разі Міністерство освіти матиме доступ до архіву та інших даних.